¡No más interrupciones!

No consigues trabajar ni una hora seguida sin que te molesten? La productividad de la mayoría de los trabajadores se ve afectada por numerosas interrupciones (la mayoría innecesarias) a lo largo de la jornada. A continuación te explicamos qué puedes hacer para evitarlas.

Aprovecha a primera hora
Las primeras horas de la jornada laboral son las más tranquilas: hay menos llamadas, visitas, reuniones… Reserva estos momentos de calma, en los que tienes la mente despejada, para realizar la tarea más importante del día.

Planifica bien tu agenda
Dedica la última media hora de la jornada laboral a planificar tu agenda para el día siguiente. Utiliza el formato que te vaya mejor: una agenda en papel, el calendario de Outlook… O consulta las herramientas de organizaciónque te ofrecemos.

Asigna tiempos a las tareas
Al programar una tarea, define exactamente cuántas horas le vas a dedicar según su importancia. Procura ceñirte a lo programado: las tareas tienden a consumir todo el tiempo que tengas disponible, sean importantes o no.

No vivas pendiente del e-mail
Consulta el correo electrónico a determinadas horas durante la jornada. El resto del tiempo, sal de la aplicación o desactiva el aviso automático de llegada de mensajes. Interrumpir lo que estás haciendo cada vez que llega un e-mail te impide trabajar.

Reduce el volumen de correos
Utiliza el filtro de correo basura de tu programa de e-mail para disminuir el volumen de mensajes no deseados. No te suscribas a boletines que no consideres realmente interesantes y rechaza amablemente los envíos que no deseas.

Usa la respuesta automática
Programa una respuesta automática a todos los correos electrónicos que recibas, indicando que has recibido el e-mail y que responderás lo antes posible. Así evitarás nuevos e-mails y llamadas para confirmar si te ha llegado.

Utiliza el contestador
Activa el contestador automático de tus teléfonos para que las personas que te llamen puedan dejarte un mensaje, o invítales a enviarte un correo electrónico si no te localizan. Te ahorrarás las llamadas insistentes.

Filtra tus llamadas
Si puedes, haz que otra persona (tu secretaria, telefonista, un colaborador) atienda en primer lugar las llamadas que recibas y te pase sólo las importantes. Si ves que te van a contar algo que no te interesa, pide enseguida que te manden un e-mail.

Evita las reuniones
La mayoría de las reuniones resultan innecesarias e improductivas. Evita asistir a las que no sean imprescindibles, alegando que tienes tareas urgentes. También puedes pedir que te dejen intervenir en primer lugar, porque tienes otro compromiso.

Establece sesiones de coordinación
Si trabajas en equipo, convoca mini-reuniones de coordinación a primera y/o última hora del día. Todas las dudas y propuestas deberán discutirse en esas sesiones, durante el resto del tiempo que te molesten únicamente para las urgencias.

Delega todo lo que puedas
Aunque tengas tiempo para hacerlo, procura delegar a tus colaboradores todas las tareas menores que puedan hacer por ti. Así te podrás centrar en los asuntos en los que realmente es imprescindible tu intervención y reducirás el estrés.

Concede autonomía a tu equipo
No hagas que todas las decisiones dependan de ti. Faculta a tus colaboradores para que decidan sobre ofertas, reclamaciones o asuntos hasta un importe determinado, y que luego te informen. Esto evitará interrupciones y les proporcionará confianza.

Da instrucciones precisas
Cuando encargues una tarea a alguien, procura explicar bien lo que quieres, los plazos, qué hacer en caso de duda, etc. Hazlo por escrito, o pídele que tome notas y te mande un resumen por e-mail, para verificar que te ha entendido.

Ve al grano
Cuando te llamen o te interrumpan, evita la charla de cortesía (“¿qué tal?”, “¿cómo llevas el día?” y procura ir directo al asunto, de forma amable pero firme. Por ejemplo: “Disculpa, pero estoy muy ocupado. ¿En qué te puedo ayudar?”.

Automatiza
Procura automatizar todo lo posible, por ejemplo enviar ofertas a determinados clientes a principios de cada mes. Para ahorrar tiempo, usa plantillas y modelos como los que ofrecemos en la web: cartas, presupuestos, argumentarios, etc.